Privacy Policy

Privacy policy

Below is a description of how we collect, use, and deal with the information, including personal information, which you provide us with, and which is generated as a part of the contract that is formed when you use our services and products. Vobbiz AB (Vobbiz), registration number 556466-4331, is the data controller and responsible for how the processing and handling of personal data is carried out.

Processed information

“Customer Data”, is Personal Data connected to the Service – e.g. name, address, email, telephone number and social security number. It also includes information about which Service you use, and how you use them, order, user-ID, password and other information you have left when you have been in contact with us.

“Traffic Data”, is Personal Data connected to what happens when you use our Services. Traffic Data is used with the objective to send electronic messages through an electronic communications network when you use the Services. The Traffic Data is also used to invoice your use of the Services, and for instance, shows who you have communicated with, the time that the communication started and ended, the duration of the communication and what networks were used.

”Email data”, is data such as text and attachments in emails that are sent or received on email accounts that have been integrated with the Vobbiz app by the Customer. Currently, integrations with Office 365 email accounts are supported. We do not store emails on our servers. Also, we do not share such data with any third-party service provider. For reasons of speed, email data may be cached, in encrypted form, in the client. The cache is cleared after Sign Out.
Additional limits on the use of Email data: Notwithstanding anything else in this Privacy Policy, the use of that data will be subject to these additional restrictions:
The Vobbiz services will only use access to read, write, modify, or control email message bodies (including attachments), metadata, headers, and settings to provide a web email client that allows users to compose, send, read, and process emails and will not transfer this Email data to others unless doing so is necessary to provide and improve these features, comply with applicable law, or as part of a merger, acquisition, or sale of assets.
The Vobbiz services will not use this Email data for serving advertisements.
The Vobbiz services will not allow humans to read this data unless we have your affirmative agreement for specific messages, doing so is necessary for security purposes such as investigating abuse, to comply with applicable law, or for the Vobbiz service’s internal operations and even then only when the data have been aggregated and anonymized.

”Calendar and contact data”, is data from your contacts and calendars on accounts that have been integrated with the Vobbiz app by the Customer. Currently, integrations with G Suite and Office 365 accounts are supported. We do not store calendar event data or contact data from connected accounts on our servers. Also, we do not share such data with any third-party service provider. For reasons of speed, calendar & contact data may be cached, in encrypted form, in the client. The cache is cleared after Sign Out.
Additional limits on the use of Calendar and contact data: Notwithstanding anything else in this Privacy Policy, the use of that data will be subject to these additional restrictions:

  1. The Vobbiz services will only use access to read, write, modify, or control calendar events and contacts to provide a web client that allows users to create, edit, read, and process calendars and contacts and will not transfer this Calendar and contact data to others unless doing so is necessary to provide and improve these features, comply with applicable law, or as part of a merger, acquisition, or sale of assets.
  2. The Vobbiz services will not use this Calendar and contact data for serving advertisements.
  3. The Vobbiz services will not allow humans to read this data unless we have your affirmative agreement for specific messages, doing so is necessary for security purposes such as investigating abuse, to comply with applicable law, or for the Vobbiz service’s internal operations and even then only when the data have been aggregated and anonymized.

”Third-party services data”, is data from external services that have been integrated with the Vobbiz app by the Customer. Once integrated, the provider of a Third Party Service may share certain information with the Vobbiz app. For example, if a customer relationship management application is integrated to permit information to be imported to the Customer, we may receive names and email addresses of contacts, along with additional information that the application has elected to make available to facilitate the integration. When a Third Party Service is integrated by the Customer, Vobbiz is authorized to connect and access information made available through the integration in accordance with our agreement with the Third Party Provider.

 

Processing purpose

The information about you collected, and generated when our services are being used, are handled in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and the Swedish supplementary data protection act and for the following purposes:

  • To fulfill obligations within current contracts for the delivery of services and products.
  • To provide service information and updates.
  • To evaluate, develop and improve our services, products and offerings.
  • To administer and customize your visit and access to selected parts of our online services.
  • To deliver direct marketing material.
  • To implement marketing and customer analysis.
  • To fulfill our obligations under the law.
 

Information disclosure

Under the following circumstances, we may share information about you:
  • For employees, subcontractors and other companies that Vobbiz AB cooperates with, to provide our services and products.
  • For companies that Vobbiz AB partners with to provide offers and other promotions for products and services that may interest you.
  • Vobbiz AB may also use and share aggregated information and statistics to monitor our services. Such aggregated information does not include information that can be used to identify any specific individual. Vobbiz AB may also use and share aggregated information and statistics to monitor our services. Such aggregated information does not include information that can be used to identify any specific individual.
 
 

Recipients of Personal Data and transfers to third countries outside the EU.

In our capacity as Data Controller, we may assign the processing described above to a partner or supplier, e.g. Zendesk Inc (ticketing system), FrontApp Inc (E-mail system). Such processing will not be made for other purposes than as described above. Some partners and suppliers may have parts of their businesses in countries outside the EU/EEC (so-called Third Countries). Transfer is only made to such countries that offer an adequate level of data protection according to the EU Commission, or if the supplier has a legally binding and enforceable instrument that guarantees the safety of the Personal Data.
 

 

Information protection and access to personal data

Vobbiz AB takes appropriate technical and organizational security measures, consistent with industry standards, to ensure that all personal data processed, are protected from unauthorized access. A limited proportion of employees have access to information about you and handling of the information is regulated. All those employees have entered into secrecy agreements.

Rights to Access to Personal data

You have the right to obtain from Vobbiz AB confirmation as to whether or not personal data concerning you are being processed, and, where that is the case, access to the personal data and the following information:
(a) the purpose/s of the processing;
(b) the categories of personal data concerned;
(c) the recipients or categories of recipient to whom the personal data have been or will be disclosed, in particular recipients in third countries;
(d) where possible, the envisaged period for which the personal data will be stored, or, if not possible, the criteria used to determine that period;
(e) the existence of the right to request from Vobbiz AB rectification or erasure of personal data or restriction of processing of personal data concerning the data subject or to object to such processing;
(f) the right to lodge a complaint with a supervisory authority;
(g) where the personal data are not collected from you, any available information as to their source;
(h) the existence of automated decision-making, including profiling, referred to in Article 22(1) and (4) of the GDPR and, at least in those cases, meaningful information about the logic involved, as well as the significance and the envisaged consequences of such processing. Where personal data are transferred to a third country or to an international organization, you have the right to be informed of the appropriate safeguards pursuant to Article 46 of the GDPR relating to the transfer.
 

Right to Rectification etc.

Vobbiz AB is aiming at processing only personal data which is correct and that it is updated.
 

Rectification

You have the right to obtain from Vobbiz AB, without undue delay, the rectification of inaccurate personal data concerning you.
 

The right to be forgotten

You have the right to obtain from Vobbiz AB the erasure of personal data concerning you without undue delay and Vobbiz AB has the obligation to erase personal data without undue delay inter alia when the personal data is no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected or otherwise processed.
 

Restriction of processing

You have the right to obtain from Vobbiz AB restriction of processing inter alia when the accuracy of the personal data is contested by you, when the processing is unlawful and you oppose the erasure of the personal data and requests the restriction of their use instead or when Vobbiz AB no longer needs the personal data for the purposes of the processing, but they are required by you for the establishment, exercise or defence of legal claims.

Data portability

You have the right to receive the personal data concerning you, which you have provided to Vobbiz AB, in a structured, commonly used and machine-readable format and have the right to transmit those data to another data controller without hindrance from Vobbiz AB where the processing is based on consent or on a contract or the processing is carried out by automated means.

Profiling

You have the right to object to the processing of personal data concerning you based on automated decisions and/or profiling. This shall not apply if the decision is necessary for entering into, or performance of, a contract between you and Vobbiz AB or follows from a legal obligation.
 

Right to lodge a complaint

You have the right to lodge a complaint with the supervisory authority. [In Sweden the Data Inspection Authority].
 

Data Processing Agreements

Vobbiz AB cooperates with other companies that process Personal Data on behalf of Vobbiz AB. Vobbiz AB uses only data processors that provide sufficient guarantees that they implement appropriate technical and organizational measures in such a manner that processing will meet the requirements of the GDPR and ensure the protection of the rights of all data subjects concerned.
 
Processing by a data processor is governed by a contract that is binding on the data processor with regard to Vobbiz AB and that sets out the subject-matter and duration of the processing, the nature and purpose of the processing, the type of personal data and categories of data subjects and the obligations and rights of Vobbiz AB.
 

Cookies

Vobbiz AB uses cookies to make it easier for you to receive the correct content when visiting us online, for example when shopping online, items put in a basket will remain there until you leave our web site. Also, Vobbiz AB uses cookies to keep statistics of how the web site is used.
 
A cookie is a text file that is saved on your computer. This cookie contains no personal information. Cookies are used to give visitors access to various functions. In a cookie, it is possible to see a user’s Internet browsing.
 

Marketing opt-out

If you do not want to receive marketing/advertising material from us, or companies that we cooperate with, you must notify us in writing.
The notification is to be sent to:
Vobbiz AB
Gamla Almedalsvägen 4
412 63 Göteborg
or via email to info(a)vobbiz.se
 

Contacting us

Should you have any questions about the processing of your personal data you can contact us at:
Vobbiz AB
Gamla Almedalsvägen 4
412 63 Göteborg
 
E-mail: info(a)vobbiz.se
 

Read more

Integritetspolicy

Hantering av personuppgifter

Personuppgifter är information som kan knytas till en identifierad eller identifierbar person som exempelvis namn, adress, personnummer, e-postadress och registreringsnummer på fordon. Dessa uppgifter kan vara nödvändiga för oss att behandla för att vi ska kunna betjäna dig som kund

Vi behandlar personuppgifter som är nödvändiga för att leverera våra IT-tjänster. Vobbiz behandlar personuppgifter i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Din integritet är viktig för oss och vi har ett stort fokus på att dina personuppgifter hanteras i enlighet med principerna om sekretess, integritet, tillgänglighet och hållbarhet.

Vi är medvetna om att det inte är lämpligt att skicka känsliga personuppgifter eller personnummer via e-post utan att innehållet krypteras.

Om en säkerhetsöverträdelse som mycket sannolikt kan utgöra en allvarlig risk för våra kunders rättigheter, rapporterar vi detta till dig i enlighet med personuppgiftsregelverket.

Varför och hur behandlar vi personuppgifter?

Syftet med vår behandling av dina personuppgifter är att identifiera dig som kund och uppfylla det avtal ni har med oss. Vår behandling av personuppgifter hanteras av våra duktiga och kompetenta medarbetare. Vi använder professionella system med tillräcklig säkerhet för att lagra och behandla dina personuppgifter.

Det är endast ett urval av personer som hanterar och har tillgång till eventuella känsliga uppgifter i våra system. Fysiska dokument med känsliga personuppgifter förvaras inlåsta på säker plats.

Alla anställda på Vobbiz omfattas av tystnadsplikt. Arbetstagaren är pålagd en tystnadsplikt både mot externa personer och mot verksamheter, men även internt mellan kollegor. Tystnadsplikten upphör inte när anställningen avslutas.

Vilka personuppgifter behandlar Vobbiz?

Uppgifter som behandlas hos Vobbiz kan kategoriseras enligt följande:

  • Administrativa uppgifter såsom namn, adress, telefonnummer, e-postadress och personnummer
  • Uppgifter om supportärenden som är nödvändiga för att kunna utföra våra tjänster

Vilka behandlingsgrunder använder sig Vobbiz av?

Vissa personuppgifter är nödvändiga att behandla för att uppfylla ett avtal med dig. Detta gäller bland annat namn och kontaktuppgifter.

Om ett avtal mellan dig och oss kräver att vi behandlar ytterligare information eller andra känsliga personuppgifter om dig, kommer vi före behandlingen att inhämta ditt samtycke. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke, och behandlingen av dina personuppgifter upphör. Behandlingen av dina personuppgifter som ägde rum när samtycket var aktivt kommer inte att påverkas av återkallandet. Vi kommer emellertid att radera de aktuella personuppgifterna om vi inte har några andra lagliga grunder för att fortsätta lagringen.

Om vi inte får tillåtelse till att behandla relevanta och nödvändiga personuppgifter gör vi dig uppmärksam på att vi eventuellt inte kommer att ha möjlighet att utreda ditt supportärende.

Vem levererar vi personuppgifter till?

Vi kan lämna ut personuppgifter till tredje part om personuppgiftsregelverket tillåter detta. I vissa fall är det nödvändigt för oss att lämna ut personuppgifter om dig för att kunna uppfylla vårt avtal med dig som användare.

Om det är nödvändigt för oss att använda ett personuppgiftsbiträde, behandlar personuppgiftsbiträdet endast personuppgifter efter detaljerade instruktioner från Vobbiz. Detta för att säkerställa dina rättigheter och skydda din integritet. Eventuella tredje parter som mottar personuppgifter från oss omfattas av tystnadsplikt enligt avtal.

Hur länge lagrar vi personuppgifter om dig?

Vi lagrar inte personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för att uppfylla syftet med behandlingen. Om du har en kundrelation med oss lagras personuppgifter om dig så länge denna är aktiv. Den personliga informationen kommer sedan att raderas.

Din rätt till insyn, rättning, radering och dataöverföring

Rätt att kräva insyn:

Du har rätt att få insyn över de uppgifter vi behandlar om dig. Det innebär att du har rätt att få veta vilket syfte och behandlingsgrund vi använder oss av, vilka uppgifter om dig som vi behandlar, vilka mottagare eller kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna vidareförmedlats till, vilken tid personuppgifterna lagras samt var uppgifterna inhämtats ifrån.

Rätt att kräva rättning och radering:

Om du tror att Vobbiz har registrerat uppgifter om dig som är oriktiga eller ofullständiga, har du rätt att begära rättelse av de aktuella personuppgifterna. Du kan kräva att vi tar bort personuppgifter om dig om uppgifterna inte längre är nödvändiga för att uppfylla syftet med behandlingen; om du drar tillbaka ditt samtycke om samtycke har använts som grund för behandling; om du motsätter dig behandlingen och det inte finns några andra lagliga grunder för att fortsätta behandlingen; eller om uppgifterna har behandlats olagligt. Du har också rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter om du anser att det är något vi inte gör rätt i förhållande till dina personuppgifter.

Rätt till dataöverföring:

Du har rätt att motta de personuppgifter vi har lagrat om dig på ett strukturerat sätt och i ett maskinläsbart format. Du har också rätt att kräva att vi överför uppgifter som vi har mottagit från dig till en annan personuppgiftsansvarig om det är tekniskt möjligt och behandlingen av personuppgifterna är baserat på samtycke eller avtal.

Kontaktinformation

Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter eller vill infria dina rättigheter enligt denna policy ber vi dig att vänligen kontakta vår personuppgiftsansvarig via e-post:

DPO är pålagd tystnadsplikt och är skyldig att hindra andra från att få tillgång till eller kunskap om din personliga information om inte ditt samtycke har erhållits. Sekretess gäller också efter avslutat arbete.

Personuppgiftsansvarig

används. Vobbiz i rollen som personuppgiftsansvarig, för översikt över de processer, affärsområden och system som behandlar personuppgifter, samt genomför interna kontroller och riskbedömningar för att säkerställa efterlevnad av personuppgiftsregelverket.

Personuppgiftsansvarig kan kontaktas per post:

Vobbiz AB

Gamla Almedalsvägen 4

412 63 Göteborg

Sverige

DPO

Var klagar jag på behandlingen?

Datainspektionens jobb är att kontrollera att personuppgiftsregelverket följs. Om du upplever något du anser är ett brott mot regelverket, kan du skicka in en skriftlig förfrågan till Datainspektionen. Postadress: Datainspektionen, Box 8114, 104 20 Stockholm.